Meskipun dewasa ini, internet sudah bisa dikatakan menjadi salah satu kebutuhan primer bagi sebagian banyak orang, di mana mengirim sesuatu melalui email merupakan hal yang praktis, namun Anda masih sering berurusan dengan banyak dokumen dan file berbentuk kertas, kan? Terlebih lagi dalam mengurus pekerjaan. Sebuah dokumen terkadang masih harus disimpan untuk memberikan informasi yang dibutuhkan pada saat yang tepat guna menganalisis sesuatu.
Banyaknya dokumen yang disimpan, tak jarang membuat tumpukan kertas pada meja atau laci Anda. Belum lagi waktu yang dihabiskan untuk mencari sebuah dokumen, atau bahkan mungkin Anda lupa apakah memiliki dokumen yang sedang dicari atau tidak. Mulai sekarang, janganlah lagi membuang waktu hanya untuk mencari dokumen di tumpukan meja atau laci. Sudah saatnya Anda mengorganisir dokumen secara rapi dan benar dengan cara-cara berikut ini.
Hindari menyimpan dokumen yang tidak perlu
Jangan biasakan menyimpan segala sesuatu yang sebenarnya tidak perlu. Mulai sekarang, luangkan waktu untuk memilah dan menyimpan file yang hanya relevan dengan pekerjaan Anda. Memiliki terlalu banyak dokumen yang tidak perlu hanya akan menambah kekacauan dan mempersulit Anda untuk menemukan dokumen di lain waktu. Cobalah untuk lebih selektif lagi pada apa yang seharusnya disimpan dan dibuang.
Beri label dan warna yang seragam
Jika memang diharuskan menyimpan banyak dokumen kertas, Anda dapat merapikannya dengan membagi folder utama menjadi sub-file, misalnya subfolder untuk pelanggan, vendor, dan rekan kerja. Berikan nama singkat untuk mengidentifikasi apa atau siapa yang berhubungan dengan dokumen tersebut. Setelah itu, berikan warna yang seragam pada setiap sub-file. Dengan begini, Anda dapat memberikan tampilan yang berbeda serta memudahkan dalam mencari dokumen pada pandangan pertama.
Menyimpan dokumen berdasarkan tipe
Selain memberikan label dan warna yang seragam pada dokumen, Anda dapat menyimpan isi dokumen laporan, surat, catatan presentasi, dan grafik yang terkait dengan proyek tertentu dalam satu file. Dengan cara ini, Anda dapat jauh lebih cepat untuk menemukan dokumen, daripada memiliki satu tempat penyimpanan untuk presentasi, proyek, atau file lain untuk semua proyek.
Pisahkan dokumen pekerjaan yang sedang berlangsung dan yang sudah selesai
Beberapa orang lebih suka menyimpan dokumen pekerjaan yang saat ini sedang berlangsung sampai sudah selesai di atas meja. Kebiasaan inilah yang nantinya dapat menyulitkan di masa depan. Sebaiknya, jika pekerjaan sudah selesai, pindahkan dokumen ke tempat yang tidak lagi Anda kerjakan secara berkala. Misalnya, setiap minggu atau setiap dua minggu. Dengan begini, tidak ada lagi dokumen yang menumpuk di atas meja kerja dan dapat memudahkan Anda saat mencari dokumen saat diperlukan.
Buat salinan digital dokumen kertas
Terlalu banyak dokumen kertas yang disimpan, membuat Anda tidak memiliki banyak ruang. Jika sudah begini, saatnya Anda mengarsipkan dokumen dengan memindainya. Memindai dokumen merupakan cara yang sangat praktis untuk mengurangi pemakaian kertas dan merapikan meja kerja. Selain itu, Anda juga dapat menyimpannya dengan rapi dan aman di dalam folder komputer, laptop, maupun flashdisk.
Baca juga: Benda yang Sebaiknya Tidak Diletakan di Meja Kerja
